Tehokas valtionhallinto digitaalisessa Suomessa: Mitä hallinnon uudistuksissa olisi hyvä ottaa huomioon?

Tulosta sivu

Kun hallinto toimii tehokkaasti, yhteisillä varoilla saadaan enemmän aikaan. Digitalisaatio tuo useita mahdollisuuksia uudistaa ja tehostaa valtionhallintoa. Tässä artikkelisarjassa kerromme tarkastustietoon pohjautuen, millaisiin asioihin tulisi kiinnittää huomiota, kun hallintoa ryhdytään digitalisoimaan. Havainnot perustuvat yksittäisiin tarkastuksiin, mutta samat periaatteet soveltuvat laajemmin hallinnon uudistuksiin

Digitalisaation mahdollisuudet tulisi huomioida aina hallintoa uudistettaessa

Sananparret ”hyvin suunniteltu on puoliksi tehty” ja ”kerralla kuntoon” soveltuvat hyvin myös digitalisaation aikakauteen, sillä uudistukset vaikuttavat hallinnon tehokkuuteen usein pitkällä aikavälillä. Digitalisaation suomat mahdollisuudet kannattaisi pyrkiä hyödyntämään tehokkaasti, sillä jälkikäteen tehdyt korjaukset voivat tulla kalliiksi. Uudistuksen onnistumismahdollisuudet paranevat, kun muutosta lähestytään mahdollisimman kokonaisvaltaisesti.

Julkisen talouden tilanne ja kehitysnäkymät antavat aiheen tavoitella hallinnon tehostamista lyhyellä, keskipitkällä ja pitkällä aikavälillä. Juuri nyt digitalisaatio on keskeinen keino tehostaa hallintoa, ja sen mahdollisuudet tulisi aina ottaa huomioon tehtäessä päätöksiä hallinnon eri tasoilla, mutta etenkin valtioneuvoston tasolla suurimmissa muutoshankkeissa. Digitaalista hallintoa kehitettäessä on tärkeä arvioida uudistusten mahdollisuuksia ja riskejä riittävän kattavasti.

Hallinnossa ymmärretään varsin laajasti se, että digitalisaatio muuttaa työtehtävien sisältö ja rutiinitehtävien hoitoa. Tekninen kehitys antaa entistä enemmän mahdollisuuksia tehostaa hallintoa automatisoimalla esimerkiksi veronkannon, tukihallinnon, velanhoidon sekä talous- ja henkilöstöhallinnon prosesseja ja rutiinitehtäviä. Digitalisaatio on muuttanut tällä vuosikymmenellä tuntuvasti valtion taloudenhoitoa, kun toimintoja hallinnoidaan yhä laajemmin palvelukeskuksissa yhtenäisten tietojärjestelmien kautta. Eikä muutos pääty tähän.

Muutosvaiheessa asioita on tarpeen tarkastella kokonaisuuksina

Kun hallintoa ryhdytään uudistamaan ja kehittämään, olisi muutosta hyvä lähestyä mahdollisimman kokonaisvaltaisesti. Päätöksenteossa kokonaisuuksien ymmärtäminen on tärkeää. Valtionhallinnon kehittämis- ja uudistushankkeita on joissain tapauksissa epäonnistunut siksi, että kokonaiskuvasta ei ole ollut riittävää käsitystä tai yhteistä ymmärrystä. Jo suunnitteluvaiheessa olisi tarpeen ottaa huomioon uudistettavaa asiakokonaisuutta koskeva lainsäädäntö, talousarviomenettelyt ja riittävä sisäinen valvonta, jotta voidaan kerralla varmistua siitä, että uudistus todella tehostaa toimintoja ja prosesseja. Uudistusten mahdollisuudet voivat vaarantua, jos erilaiset poikkeukset ja rajoitteet lainsäädännössä ja talousarviomenettelyissä lisäävät hallinnollista työtä ja kustannuksia prosesseja yhtenäistettäessä ja automatisoitaessa.

Laajassa hankkeessa yksittäinenkin poikkeus voi aiheuttaa suhteellisesti isoja kustannuksia. Mitä pitkäkestoisempia poikkeamien vaikutukset ovat, sitä suurempia kustannuksia niistä voi aiheutua. Tarkastusvirasto on muutamassa tarkastuksessa todennut, että lainsäädännössä tai talousarviossa ollut rajoite tai este on olennaisesti haitannut tehokasta hallinnon uudistusta ja lisännyt kustannuksia. Henkilöverotus on esimerkki tilanteesta, jossa säädösten epäyhtenäisyys, moninaisuus ja jatkuva muuttaminen on vaikeuttanut veronkantoprosessin tehostamista.

Uudistukset olisikin hyvä pyrkiä toteuttamaan siten, että mahdolliset olennaiset esteet ja rajoitteet pystyttäisiin tunnistamaan jo suunnitteluvaiheessa. Mitä yhtenäisempiä, selkeämpiä ja yksinkertaisempia säädöksistä ja talousarviomenettelyistä tehdään, sitä helpompaa on tehostaa hallinnon prosesseja ja sitä helpompaa on myös hallinnon kehittäjien ja päätöksentekijöiden ymmärtää kokonaisuuksia. Sitä helpommin hallinnon muutokset ja joustavat ratkaisut olisi tulevaisuudessakin otettavissa käyttöön. Yhtenäiset, selkeät ja yksinkertaiset säädökset ja talousarviomenettelyt myös vähentävät poikkeuksia ja rajoituksia, jotka estävät saamasta uudistuksesta irti kaikkia tavoiteltuja tehokkuushyötyjä.