Effektiv statsförvaltning i ett digitalt Finland: Vad är bra att tänka på vid reformer inom förvaltningen?

Skriv ut sidan

När förvaltningen fungerar effektivt kan man åstadkomma mer med våra gemensamma medel. Digitali-seringen ger åtskilliga möjligheter att förnya och effektivisera statsförvaltningen. I denna artikelserie berät-tar vi utifrån granskningsinformation vad man bör tänka på vid digitalisering av förvaltningen. Iakttagel-serna bygger på enskilda granskningar men principerna har vidare tillämpning på reformer inom förvalt-ningen.

Möjligheter som erbjuds av digitalisering bör övervägas när man utvecklar offentlig förvaltning

Talesätt som “bra planering är halva jobbet” och “fixa allt på en gång” passar mycket bra även i digitaliseringens tidevarv eftersom reformerna ofta påverkar effektiviteten i förvaltningen på lång sikt. De möjligheter som digitaliseringen ger bör man försöka utnyttja effektivt i och med att korrigeringar i efterhand kan visa sig dyra. Reformens framgångsmöjligheter ökar om man tar sig an förändringen så holistiskt som möjligt.

Läget och utsikterna för de offentliga finanserna ger anledning att sträva efter en effektivisering av förvaltningen på kort, medellång och lång sikt. Just nu är digitaliseringen en central metod för att effektivisera förvaltningen, och dess potential ska alltid beaktas när beslut fattas på olika nivåer i förvaltningen, men framförallt på statsrådsnivå i de största förändringsprojekten. I utvecklingen av en digital förvaltning är det viktigt att reformernas möjligheter och risker bedöms adekvat.

Inom förvaltningen finns en ganska bred insikt om att digitaliseringen förändrar arbetsinnehållet och rutinuppgifterna. Teknikutvecklingen ger fler möjligheter att effektivisera förvaltningen via automatisering av processer och rutinuppgifter inom t.ex. skatteuppbörden, bidragsadministrationen, skuldhanteringen samt ekonomi- och personaladministrationen. Digitaliseringen har under det här decenniet påtagligt förändrat statens ekonomihantering när funktionerna i allt större grad administreras på servicecenter via enhetliga datasystem. Och förändringarna slutar inte här.

I förändringsskedet behöver saker granskas som en helhet

Det är bra att ta sig an förändringar så holistiskt som möjligt när man börjar förnya och utveckla förvaltningen. I beslutsfattandet är det viktigt att förstå helheter. Statsförvaltningen har i vissa fall misslyckats med utvecklings- och förnyelseprojekt därför att det saknats en adekvat uppfattning om helhetsbilden eller en gemensam förståelse av den.

Redan i planeringsskedet behöver man beakta lagstiftningen på det sakområde som ska förnyas, budgetförfarandena och en adekvat intern kontroll för att på en gång försäkra sig om att reformen verkligen effektiviserar funktionerna och processerna. Reformpotentialen kan äventyras, om olika undantag och begränsningar i lagstiftningen och budgetförfarandena ökar det administrativa arbetet och kostnaderna när processer harmoniseras och automatiseras.

I ett vittomfattande projekt kan även ett enstaka undantag orsaka oproportionerligt stora kostnader. Ju längre verkan ett undantag har, desto större kostnader kan det orsaka. I några granskningar har revisionsverket konstaterat att en begränsning eller ett hinder i lagstiftningen eller budgeten väsentligt hämmat en effektiv förnyelse av förvaltningen och ökat kostnaderna. Personbeskattning är ett exempel på hur författningar som är oenhetliga, många till antalet och ständigt ändras har försvårat en effektivisering av uppbördsprocessen.

Reformer bör helst genomföras så att de väsentliga hindren och begränsningarna kan identifieras redan i planeringsskedet. Ju enhetligare, tydligare och enklare författningarna och budgetförfarandena är utformade, desto lättare blir det att effektivisera processerna och för utvecklarna och beslutsfattarna att förstå helheterna. Desto lättare kan förvaltningen införa förändringar och flexibla lösningar även i framtiden. Enhetliga, tydliga och enkla författningar och budgetförfaranden minskar också antalet undantag och begränsningar, som gör att man inte får ut alla eftersträvade effektivitetsvinster av reformen.

 

Andra artiklar i serien