Egendom medför nytta men även kostnader för ägaren under hela sin livscykel. Därför är det viktigt att gemensam statlig egendom förvaltas systematiskt från anskaffning till slutbehandling. Exempel på målsättningar vid livscykelhantering av egendom är operativ effektivitet, beaktande av miljöaspekter eller ekonomisk hantering.
Staten har fast egendom och materiella tillgångar till ett värde av över 20 miljarder euro i balansräkningen för budgetekonomin. Den största posten är trafikleder, som i statsbokslutet 2017 hade ett bokfört värde på över 18 miljarder euro. Staten har dessutom stora tillgångsposter utanför balansräkningen för budgetekonomin: bl.a. Senatfastigheters byggnader, Forststyrelsens mark- och vattenområden samt Försvarsmaktens försvarsmateriel.
Denna egendom ger staten olika slags nytta men orsakar även kostnader för bl.a. investeringar, drift, reparation och återvinning. Egendomen kan också ha miljömässiga och sociala effekter. Nyttorna och kostnaderna är fördelade över hela användningstiden, även om de största kostnaderna vanligtvis uppstår i egendomens anskaffningsskede. Livscykelhanteringen syftar till att påverka egendomens kostnader och nyttor. Här kan man t.ex. sträva efter operativ effektivitet, beaktande av miljöaspekter eller ekonomisk hantering.
Med egendomens livscykel avses perioden från anskaffning till slutbehandling. Livscykeln omfattar de olika faserna från köp av råmaterial eller aggregering av resurser till återanvändning, återvinning, utnyttjande eller slutbehandling av dem. Med livscykelhantering avses beslutsfattande och verksamhet kring anskaffning, underhåll och överlåtelse av egendom.
Statlig egendom ska användas produktivt
Statens egendom ska enligt lagen om statsbudgeten användas på ett lönsamt sätt med beaktande av vad egendomen är avsedd för. Ämbetsverk och inrättningar måste också planera sin verksamhet och ekonomi på flera års sikt. Livscykeltänkandet ska alltså beaktas vid förvaltning av statens egendom.
Livscykelbesluten med längst verkningstid fattas i anskaffningsskedet. Enligt upphandlingslagstiftningen ska det anbud väljas som är det ekonomiskt mest fördelaktiga, och här utgör livscykelkostnaderna en av de möjliga jämförelsegrunderna. Vid anskaffning av motorfordon krävs dock att fordonens miljö- och energikonsekvenser beaktas antingen i minimikraven eller i jämförelsegrunderna för vad som är ekonomiskt mest fördelaktigt.
Livscykeltänkande förekommer även på föreskrifts- och anvisningsnivå. I finansministeriets föreskrift om utarbetandet av budgetförslag nämns på flera punkter kravet att de kommande årens utgifter ska beaktas i ekonomiplaneringen. Vid större upphandlingar rekommenderar statens upphandlingshandbok en investeringskalkyl som beaktar livscykelkostnaderna. Att man beaktar kostnaderna under livscykeln rekommenderas även av rådgivningsenheten för offentlig upphandling.
Livscykelberäkningen kan monetarisera projektets nyttor och effekter
Statsrådet fattade 2013 ett principbeslut om främjande av hållbara miljö- och energilösningar (cleantech) i offentliga upphandlingar. Enligt principbeslutet är målet vid alla statliga upphandlingar att främja energi- och miljömålen samt utnyttja cleantech-lösningar på det ekonomiskt mest fördelaktiga sättet. Möjligheten att utnyttja beräkningar av livscykelkostnader ska beaktas.
Livscykelberäkningen är en viktig metod för att minska kostnader och negativ miljöpåverkan samt förbättra energi- och materialeffektivitet. Livscykelberäkningen kan t.ex. ha som mål att säkerställa att den bästa lösningen går vidare i planeringen. Genom beräkningen kan man öka transparensen och medvetenheten om vilka kostnader som uppstår under projektets hela livscykel.
Genom beräkningen kan man sträva efter att monetarisera projektets nyttor och effekter. Typiska nyttor är lägre och eliminerade kostnader, besparingar, användarfördelar, förändringar i producentöverskott, gynnsam säkerhets- och miljöpåverkan, bättre kostnadseffektivitet, effekter på de offentliga finanserna och större restvärde.
Inga enhetliga anvisningar för livscykelhantering av statens egendom
Statens revisionsverk publicerade i januari 2019 en utredning om anvisningarna för livscykelhantering av statens egendom. I den kartlades hurdana anvisningar olika statsaktörer har för livscykelhantering. Målet var att få en övergripande bild av hur olika aktörer hanterar de materiella tillgångarnas nyttor och kostnader över livscykeln.
Enligt utredningen har statsaktörerna i regel egna anvisningar för livscykelhantering. Anvisningarna betonar tekniska aspekter i förvaltningen av egendom med sikte på att säkerställa kontinuitet i organisationens operativa verksamhet och därigenom bevara egendomens värde. Anvisningarna har hittills inte tagit upp livscykelberäkningens betydelse som en metod för att minska kostnader och negativ miljöpåverkan eller förbättra energi- och materialeffektivitet.
För förvaltning av egendom finns det en egen standardserie, SFS-ISO 55000, med tre nationella standarder. Utredningen fann att serien inte utnyttjas i förvaltningen av statens egendom. Vissa statliga organisationer utnyttjar dock andra standarder som stöder livscykelhanteringen.
Staten har ingen övergripande beräkningsmodell som passar alla tillgångsslag. Det är en utmaning – och inte särskilt ändamålsenligt – att skapa en enhetlig modell för beräkning av livscykelkostnader eftersom beräkningens mål och tillgångarnas art varierar. Aktörerna har egna beräkningssätt för kostnaderna och nyttorna över tillgångsslagens livscykel. Hos vissa aktörer är beräkningen redan nu ett avancerat verktyg för livscykelhantering av egendom.
Utredningen ingår i revisionstemat Livscykelhantering av statens egendom. Temat syftar till att förbättra de lämpligaste förfarandena för livscykelhantering av statens egendom i olika faser av livscykeln. Temat är förenat med en strävan att sprida kunskap om livscykelhantering av egendom. I februari 2019 påbörjades tre förhandsutredningar av revisioner inom temat: reparationsskuld för trafikleder, statens fastighetsegendom samt livscykelhantering av maskiner och utrustning. Revisionsberättelserna planeras komma ut våren 2020.