Olen kymmenen vuoden ajan allekirjoittanut vahvistuslausuman, jossa valtion sisäisen valvonnan ja riskien hallinnan vakuutetaan täyttävän talousarvioasetuksen vaatimukset. Samassa yhteydessä olen miettinyt, miten tilinpäätöksen esittelijä, allekirjoittaja ja koko tarkastuskoneisto voivat lopultakaan tietää, että kaikki tilinpäätöksessä kerrottu on kunnossa, kun tarkastettavana on koko valtava valtionhallinto.
Kirjoittaja: Pääjohtaja Timo Laitinen, Valtiokonttori
Tilinpäätös on vuorovaikutteinen prosessi
On muitakin tekijöitä kuin tilinpäätös ja sen arviointi itsessään, jotka vaikuttavat siihen, että tilinpäätöksessä kerrotuista asioista voidaan tehdä objektiivinen ja totuudenmukainen loppupäätelmä. Valtiokonttori antaa talousarviolainsäädännön pohjalta valtionhallinnon organisaatioille määräykset ja ohjeet siitä, miten virastojen sisäinen laskenta ja tilinpäätös tehdään. Valtiokonttori tekee valtion tilinpäätöksen kirjanpitoyksiköiden vuoden viimeisten raporttien pohjalta. Valtiokonttori pystyy seuraamaan kirjanpitoyksiköiden taloutta koko tilivuoden, sillä se saa niistä kuukausittain kumuloituvat taloustiedot.
Valtiontalouden tarkastusvirasto puolestaan tarkastaa valtion tilinpäätöksen. Samassa yhteydessä se käy läpi virastojen tilinpäätökset sekä sen, miten riskienhallinta ja sisäinen valvonta on niissä hoidettu. Tarkastusvirasto tarkastaa myös kirjanpitoyksikköjen tilinpäätöksiä ympäri vuoden ja saa näistä tarkastuksista runsaasti aineistoa valtion tilinpäätöksen tarkastamista varten. Valtiontalouden tarkastusviraston ja Valtiokonttorin asiantuntijat käyvät vuoden mittaan keskusteluja siitä, mihin toimenpiteisiin valtiovarainministeriön ja Valtiokonttorin pitäisi ryhtyä tarkastusviraston vuoden aikana tekemien havaintojen pohjalta.
Valtion tilinpäätöksen tekeminen ja siihen liittyvä tilintarkastus eivät ole kaksi yksittäistä tapahtumaa vaan vuodesta toiseen jatkuva vuorovaikutteinen ja iteratiivinen prosessi, jossa sen osapuolet – virastot ja palvelukeskus, valtiovarainministeriö ja Valtiokonttori sekä Valtiontalouden tarkastusvirasto – sparraavat toisiaan sekä arvioivat, kehittävät ja tarvittaessa korjaavat toimintaa.
Virastot arvioivat sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan menettelynsä ja Valtiokonttori valtion tilinpäätöksen laadinnan menettelyt. Valtiontalouden tarkastusvirasto puolestaan tarkastaa virastojen ja valtion tilinpäätöksen.
Valtion talouden ja hallinnon prosessit huipentuvat eduskunnassa, jolle valtioneuvosto antaa valtion tilinpäätöksen osana hallituksen vuosikertomusta ja Valtiontalouden tarkastusvirasto puolestaan vuosikertomuksen omasta toiminnastaan. Näihin kertomuksiin tarvittava vuorovaikutus on suurempaa kuin ensituntumalta moni tulee ajatelleeksi.
Koneisto toimii
Historiaa kokemusperäisesti arvioiden voin todeta, että koneisto toimii ja järjestelmään voi luottaa. Viimeisen kymmenen vuoden aikana ei ole ollut merkittäviä riskienhallintaan tai sisäiseen valvontaan liittyviä ongelmia. Joitain pieniä valtuuksiin liittyviä havaintoja on ollut, mihin saattaa osin vaikuttaa valtuuksien monimutkaisuus. Väärinkäytösten näkökulmasta tilanne on hyvä. Suhteellisesti katsottuna yhtä puhdasta organisaatiota, kuin valtio ja sen organisaatiot, ei löydy.
Varmuutta tuo lisäksi taloushallintohenkilöstön korkea virkamiesetiikka ja tunnollisuus, jolla työtä tehdään. Henkilöstö on erittäin ammattitaitoista ja heidän osaamisensa korkealla tasolla. Heidän keskinäinen luottamuksensa, että asiat hoidetaan sovitulla tavalla ja aikataulun mukaisesti, luovat prosessiin tehokkuutta ja sulavuutta, joka vahvistaa osaltaan tietoa siitä, että asiat ovat niin kuin pitääkin.
Valtiokonttori oli kehittämässä ja viemässä talous-, palkka- ja henkilöstöhallinnon Kieku-järjestelmää valtionhallinnon organisaatioihin. Kiekun käyttöönoton yhteydessä tuli selkeästi esiin yhteisten pelisääntöjen merkitys, kun eri virastojen järjestelmiä sovitettiin yhteen. Taloushallinnossa yhdistäminen onnistui melko hyvin, koska virastot olivat jo aiemminkin hoitaneet taloushallintoa samojen pelisääntöjen mukaisesti. Henkilöstöhallinnon järjestelmien yhdistämisessä ongelmia sen sijaan aiheutti yhteisten toimintatapojen ja määräyksien vähäisyys, mistä johtuen kukin virasto on hoitanut henkilöstöhallintoa parhaaksi katsomallaan tavalla.
Valtiokonttorissakin on järjestelmiä kehitettäessä ja yhteisistä pelisäännöistä sovittaessa usein kuultu virastojen argumentti ”me olemme niin erilainen virasto, että…”. Olisiko kuitenkin niin, että emme me näissä hallintoasioissa kuitenkaan niin erilaisia ole? Asiat kannattaisikin tehdä suurin piirtein samalla tavalla organisaatiosta riippumatta, jotta koko valtiokonsernin tehokkuus kasvaisi.