Tuloksellisessa kehittämishankkeessa kehittämistarve tunnistetaan, tavoitteet määritellään selkeästi ja niitä seurataan mittareilla. Hankeen aikana kerätään seurantatietoa, toimintaa arvioidaan ajantasaisesti sekä jälkikäteen.
Me kaikki yhdessä voimme ammentaa oppia yhteisistä kehityshankkeista ja siitä, kuinka asiantuntijoita on osallistettu mukaan kehittämistyöhön. Tunnistamalla poikkihallinnolliset kehittämistarpeet on luotu perustaa kokonaisuuksien paremmalle hallinnalle.
Kehittämisen tarve tunnistetaan
Hallinnon kehittämisen lähtökohtana on toimintaympäristössä, toiminnan tuloksellisuudessa tai potentiaalissa sekä resursseissa tapahtuvien muutosten tunnistaminen ja ennakoiminen. Kehittämishankkeessa toiminnon tarkoitusta, tavoitteita, toimintamallia tai rahoitusta tarkastellaan ja muutetaan projektimallin ohjaamana.
Kehittämishankkeen onnistumisen edellytyksenä on se, että kehittämisen tarve on tunnistettu jo hankkeen määrittelyvaiheessa ja siihen vastaaminen on mitoitettu oikein. Vaikuttavuus- ja tuloksellisuusohjelmassa (VATU) hankkeet ovat vastanneet tunnistettuun tarpeeseen hyvin.
Vaikuttavuus- ja tuloksellisuusohjelma oli vuosina 2012–2015 toteutettu, pääministeri Jyrki Kataisen ja pääministeri Alexander Stubbin hallitusohjelmiin sisältynyt hallinnon kehittämisohjelma. Se muodostui 238:sta eri hallinnonaloilla tunnistetusta kehittämisen toimenpiteestä ja kehittämishankkeesta. Ohjelmalla tavoiteltiin 400 miljoonan euron tuottavuushyötyä vuoteen 2020 mennessä.
Ohjelman taustalla ollut ydintoimintoanalyysi on osoittautunut erinomaiseksi esimerkiksi hallinnon kehittämistarpeiden systemaattisesta tunnistamista.
Tavoitteiden asettamiseen tulee panostaa
Kehittämishankkeiden tehokas toteuttaminen turvataan asettamalla selkeitä tavoitteita. Vaikuttavuus- ja tuloksellisuusohjelmassa tässä ei täysin onnistuttu.
Vaikuttavuus- ja kehittämisohjelman hankkeissa todettiin puutteita valmistelussa. Kun hankkeiden määrittely- ja suunnitteluvaiheisiin ei panostettu riittävästi, tavoitteet jäivät epäselviksi yleisen tason linjauksiksi. Nämä linjaukset eivät ohjanneet toimintaa, eikä niiden saavuttamista ole voitu todentaa.
Myös hankkeen vaikutuksien todentamisessa huomio tulee kiinnittää tavoitteisiin: tuottiko toteutettu hanke haluttuja vaikutuksia vai ei? Hyvä tavoite mahdollistaa mittarien määrittämisen. Kun tulosmittarien tuottama tieto kohdentuu tavoitteiden saavuttamisen tasoon ja hankkeella aikaansaatuihin vaikutuksiin, hankkeen tarkoituksesta ja sen saavuttamisesta ei jää epäselvyyttä.
Seurantatieto korjaa virheitä ja tukee oppimista
Epätäsmälliset tavoitteet ja puutteellinen projektinhallinta ovat nakertaneet tarkastettujen hankkeiden tuloksellisuutta. Seurantatiedolla on tällaisessa tilanteessa tärkeä rooli, sillä sen avulla voidaan ohjata ja parantaa hankkeen toteutusta, vaikka tavoitteiden määrittelyssä ei olisikaan onnistuttu.
Hankkeen seurannassa syntyneeseen dataan perustuvat jälkikäteisarvioinnit taas auttavat kehittämään osaamista ja toimintaa sekä tekee hankkeesta vastaavien tilivelvollisuutta näkyväksi. Merkittävässä osassa VATU-ohjelman hankearvioinneista toimintaa ja tuloksia todennettiin pelkästään kuvaamalla arviointiraporteissa kehittämiskohteessa tapahtunutta muutosta. Muutoksen yhteys hankkeen tavoitteisiin jäi valitettavan usein epäselväksi.
Ulkopuolisten toteuttamissa hankkeissa arviointi varmentaa projektin toteuttajan raportoimia tuloksia. Hankkeen tilaajan tai avustuksenmyöntäjän on siksi varmistettava sopimusehdoin, että hankkeesta kerättävä seurantatieto mahdollistaa myös jälkikäteisen arvioinnin.
Strateginen taso yhdistää erilaiset tavoitteet
Kehittämishankkeiden vaikuttavuus rakentuu keskeisiltä osin strategisella tasolla, eri hankkeiden samansuuntaisten vaikutusten kautta. Kun hankkeen yhteys strategisen tason päämääriin on selkeä, myös tavoitteet määritellään tavalla, joka varmistaa niiden vertailtavuuden muiden hankkeiden kanssa. Tätä kautta myös strateginen kokonaisuus on paremmin hallittavissa.
Vaikuttavuus- ja tuloksellisuusohjelman hankkeiden tavoitteissa ei havaittu ristiriitoja strategisella tasolla. Eri toimenpiteet ovat kokonaisuutena vaikuttaneet samansuuntaisesti ja ne ovat yhdessä voineet saada aikaiseksi ohjelmatasolla tavoiteltuja vaikutuksia. Yleinen valtion yhteisten kehittämishankkeiden arvioinnin ongelma on kuitenkin se, että yksittäisissä hankkeissa ei ole riittäviä edellytyksiä arvioida toimintaa kokonaisvaltaisesti. Tärkeää on siis, että kaikki samaan tehtäväkenttään kohdistuvat vaikutukset tulevat arvioiduiksi kerralla.
Tarkastusvirasto haluaa tukea Kehittämishankkeiden hyvät käytännöt -tuloksellisuustarkastuksellaan valtioneuvostoa ja sen alaista hallintoa hallitusohjelman ja muun kehittämistyön hankkeistamisessa. Tarkastus toteutettiin vaikuttavuus- ja tuloksellisuusohjelman hankkeiden meta-arviointina. Tämä menetelmä valittiin, koska halusimme tuoda esiin yksittäisiä hankkeita yleisempiä havaintoja kehittämishankkeiden tuloksellisuudesta.
Näillä seitsemällä tavalla teet kehittämishankkeista entistä tuloksellisempia
Tunnista kehittämistarve.
Aseta hankkeelle mitattavat tavoitteet ennen hankkeen aloittamista.
Seuraa ja dokumentoi hankkeen etenemistä.
Arvioi seurantatietoa tavoitteeseen ja toimintaan nähden ja tarvittaessa täsmennä jompaa kumpaa.
Toimiessasi rahoittajana ota sopimukseen ehto, joka velvoittaa seurantatiedon tuottamiseen.
Ota huomioon muut samaan toimintakenttään kohdistuvat hankkeet.
Yhdistä erilaiset tavoitteet vaikuttavuudeksi.
Tutustu tarkastukseen: Kehittämishankkeiden hyvät käytännöt – Vaikuttavuus- ja tuloksellisuusohjelman hankkeiden meta-arviointi
