Kilpailuttamalla hankintoja säännöllisesti hankintayksikkö voi tarvittaessa vaihtaa sopimuskumppanin ja varmistaa, että se saa käyttöönsä hinnaltaan ja laadultaan parhaat markkinoilla olevat palvelut ja tavarat. Viranomaisten ja yritysten välille voi kuitenkin syntyä myös pitkäaikaisia yhteistyösuhteita. Tällaisiin sopimussuhteisiin liittyy riskejä, mutta toisaalta ne voivat olla myös hyödyllisiä.
Kirjoittaja
Matti Vedenkannas
Johtava lainsäädäntöasiantuntija, OTT, VT
Tarkastus
Selvitimme tuoreessa tarkastuksessamme, miksi valtiolla on pitkäkestoisia palveluhankintoja samojen palveluntoimittajien kanssa ja mitä haittaa ja hyötyä siitä on. Syitä valtion hankintayksikön ja yksityisen tarjoajan pitkälle yhteistyösuhteelle on olemassa monia.
Miksi pitkäkestoisia kumppanuuksia syntyy ja mitä hyötyä niistä on?
Hankintasopimus voi ensinnäkin olla toistaiseksi voimassa oleva ja antaa siten mahdollisuuden pitkäaikaiseen yhteistyöhön. Toinen syy pitkälle sopimussuhteelle voi olla se, että hankintayksikkö määrittää määräaikaisen hankintasopimuksen kestoltaan pitkäksi. Kolmas vaihtoehto on, että entinen kumppani voittaa tarjouskilpailun useita kertoja peräkkäin, jolloin yhteistyösuhde kilpailuttamisesta huolimatta muodostuu pitkäkestoiseksi.
Sama palveluntarjoaja voi voittaa kilpailutuksen esimerkiksi siksi, että sille on kertynyt yhteistyöstä hankinnan toteuttamiseen liittyvää osaamista. Näin tarjoaja pystyy toimimaan kustannustehokkaasti ja toteuttamaan hankinnan laadukkaasti.
On myös mahdollista, että markkinoilla ei ole kilpailua, jolloin tietty toimittaja valikoituu kilpailutuksesta huolimatta toistuvasti palveluntarjoajaksi.
Tietyissä tilanteissa hankintayksikkö saattaa suunnitella hankinnan niin, että se perustuu pitkään määräaikaiseen sopimukseen. Esimerkiksi monet tietojärjestelmäpalvelut edellyttävät usein mittavia investointeja ja tarvitsevat siksi pitkän sopimuskauden. Tällaisten palveluiden siirto toiselle palveluntarjoajalle voi myös aiheuttaa huomattavia kustannuksia, toimintahäiriöitä ja tietoturvariskejä. Pitkillä sopimuksilla pystytään hallitsemaan hankintojen riskejä.
Myös hankinnan vaatima konseptointi, kehittäminen ja testaus voivat edellyttää pitkää sopimussuhdetta. Pitkäaikaisessa yhteistyösuhteessa osapuolet tuntevat toistensa toimintatavat. Asiakkaan ja toimittajan yhteistyö nojaa vuorovaikutukseen ja luottamukseen. Tämä puolestaan edesauttaa hankinnan tavoitteiden saavuttamista ja tarjoaa mahdollisuuden kehittää uudenlaisia ratkaisuja sopimussuhteen aikana. Pitkä sopimussuhde voikin olla alusta innovaatioiden syntymiselle.
Mitä riskejä pitkäkestoisiin yhteistyösuhteisiin liittyy?
Pitkät yhteistyösuhteet eivät välttämättä ole ongelmattomia. Hankintayksiköiden pitäisi tiedostaa myös niihin liittyvät riskit.
Kun pitkään sopimussuhteeseen perustuva hankinta kilpailutetaan uudelleen, hankintayksikkö voi saada hinnaltaan tai laadultaan olemassa olevaa ratkaisua paremman tuotteen tai palvelun.
Tilaajalle voi myös syntyä teknisestä tai taloudellista syystä riippuvuus tietystä toimittajasta. Tämän kaltaisen toimittajariippuvuuden (kutsutaan nimellä vendor lock-in, toimittajalukko tai toimittajalukkiutuminen) vuoksi toimittajaa voi olla vaikeaa vaihtaa ilman merkittäviä kustannuksia.
Vaikka yhteistyö voi tarjota mahdollisuuden kehittää osaamista ja luoda uusia innovaatioita, voi käydä myös niin, että osapuolten toimintatavat urautuvat eikä osaamisessa tapahdu kehitystä. Riskejä voi aiheuttaa sekin, ettei tilaaja ole halukas tekemään ”tutuksi tulleen” toimittajan kannalta kielteisiä päätöksiä. Myös pitkäaikaisessa yhteistyösuhteessa hankintayksikön olisi kuitenkin pystyttävä asettamaan omat intressinsä etusijalle, reklamoitava virheistä ja käytettävä sopimuksen mukaisia sanktioita.
Varsinkin Suomen kaltaisilla pienillä markkinoilla pitkään jatkunut yhteistyösuhde tietyn toimittajan kanssa saattaa estää kilpailijoiden tulon markkinoille, jolloin markkina kapeutuu. Joissakin tilanteissa viranomaiset voivat kuitenkin omalla toiminnallaan edistää markkinatarjontaa.
Suomessa Väylävirasto ja Varsinais-Suomen ELY-keskus kilpailuttavat maanteiden viiden vuoden hoitourakat eri aikaan eri hankinta-alueilla. Kun hankkeiden kilpailuttaminen porrastetaan, ei samanaikaisesti ole vireillä kovin montaa merkittävää hanketta, ja näin tarjouskilpailuissa saadaan enemmän tarjouksia. Tavoitteena on, että myös pienet ja keskisuuret yritykset pystyvät osallistumaan hankkeisiin.
