VTV:n uuden strategian ja siitä seuranneen organisaatiomuutoksen yhteydessä tarkastusvirastossa on puhuttu paljon konsultatiivisesta otteesta tarkastuksissa. Ajatuksena on, että tarkastaja käy tarkastuksen lomassa dialogia asiakkaan kanssa. Tällöin tarkastajan on myös entistä tärkeämpää kiinnittää huomiota siihen, että säilyttää riippumattomuutensa.
Kirjoittajat
VTV:n uudessa strategiassa yhtenä tavoitteena ovat asiakaslähtöiset tuotteet ja palvelut. Tahdomme palvella valtionhallinnon asiakkaitamme tulevaisuuteen suunnatulla, kehittävällä otteella. Lisäksi tuotteidemme, kuten tarkastuskertomuksiemme ja muun tuottamamme tiedon, on oltava selkeitä ja saavutettavissa eri kanavissa.
Asiakaslähtöisyydessä korostuvat tarkastusvirastossa erityisesti vaikuttava sidosryhmätyö, kommunikaatio, palveluajattelu ja asiakkaan ymmärtäminen. Asiakasymmärrys puolestaan perustuu hyvään vuorovaikutukseen. Tästä ponnistaa ajatus konsultatiivisesta työskentelytavasta, joka tulevaisuuden tarkastustyössä on yhä tärkeämpää.
Huomasimme, että sisäisesti meillä käytiin paljon keskustelua siitä, mitä tämä konsultatiivinen ote konkreettisesti tarkoittaa tarkastustyössä. Kaipasimme mahdollisuutta keskustella asiasta laajemmin yhdessä, ja siksi päädyimme järjestämään aiheen tiimoilta sisäisen koulutustilaisuuden.
Tarkastajan ja tarkastettavan välillä oltava avointa vuoropuhelua
Koulutustilaisuutemme puheenvuoroissa nousi erityisesti esiin, että tarkastajan ammatissa tarvitaan vuorovaikutustaitoja erityyppisissä asiakaskohtaamisissa. Vuorovaikutustaidot luovat valmiutta yhteistyöhön tarkastuskohteen eli asiakkaan kanssa, ja tätä kautta tiedonsaanti käy helpommaksi.
Konsultatiivinen ote on mukana enemmän tai vähemmän läpi koko tarkastuksen, ja se ilmenee hyvin paljon vuorovaikutuksena. Tässä on muistettava, että vuorovaikutus on aina kaksisuuntaista – siihen tarvitaan vähintään kaksi osapuolta. Tilaisuudessa myös todettiin, että on oleellista tutustuttaa asiakasvirastot ja niiden johto VTV:n konsultatiiviseen otteeseen.
Tarkastuksen edetessä tarkastajan on hyvä kertoa asiakkaalle tarkastuksen tavoitteista, toimintatavoista ja alustavista tuloksista. Avoimuus lisää yleensä asiakkaan valmiutta yhteistyöhön, helpottaa tiedonsaantia ja luo vastaanottavaa ilmapiiriä.
Koulutuspäivän aikana keskusteltiin siitäkin, milloin tarkastajan konsultatiivinen ote muuttuu konsultoinniksi, jolloin tarkastajan riippumattomuus vaarantuu.
Tarkastaja voi antaa oman osaamisalueensa puitteissa neuvoja ja ohjeita, jotka liittyvät esimerkiksi kirjanpidon ja tilinpäätöksen yleisiin periaatteisiin. Sen sijaan tarkastaja ei laadi tarkastettavan organisaation kirjanpitoa eikä tee esimerkiksi yksittäisiä kirjauksia. Tarkastaja voi kuitenkin, ja hänen tuleekin, ohjata ja neuvoa organisaatiota oikeaan suuntaan mainituissa tapauksissa.
Päätös ja vastuu siitä, noudatetaanko tarkastajan ohjeita, on aina asiakasorganisaation johdolla. Mitään absoluuttista rajaa sen välillä, mikä on konsultatiivista otetta ja mikä konsultointia, ei valitettavasti ole olemassa. Tarkastajan on käytävä läpi tämä harkinta.
Tarkastuksessakin ihminen kohtaa ihmisen
Digitalisaation aikakaudella meidän tarkastajien on tärkeää kiinnittää huomiota siihen, että perinteiset tapaamiset ja palaverit tarkastukseen osallistuvien kanssa jatkuvat. Kasvotusten tapahtuvia vuoropuheluita ei kannata – eikä saa – jättää digitaalisten kohtaamisten varjoon.
VTV keräsi alkukesällä kirjanpitoyksiköiden ylimmiltä johdoilta ja talous- ja hallintojohdoilta palautetta siitä, miten kommunikointi tilintarkastuksissa on onnistunut. Kyselyn tulokset olivat erittäin hyvät. Asiakkaat olivat tyytyväisiä mm. tarkastusten sisällöstä ja prosessista viestimiseen sekä yhteistyöhön ja keskusteluyhteyteen tarkastajan kanssa.
Hyviäkään palautetuloksia ei kuitenkaan kannata jäädä tuijottamaan liian kauan. Organisaatiot muuttuvat, lainsäädäntö kehittyy ja digitalisaatio etenee nopealla tahdilla. Myös VTV on mukana tässä muutoksessa, yhdessä tarkastettavien organisaatioiden kanssa.
Palataan lopuksi vielä VTV:n strategiaan. Olemme luvanneet tehdä yhteistyötä ja käydä dialogia sidosryhmiemme kanssa eri organisaatiotasoilla. Kuuntelemalla ja keskustelemalla eri osapuolien kanssa saamme kattavan ymmärryksen valtiontalouden ja taloudenhoidon haasteista, riskeistä ja mahdollisuuksista.
Tästä lupauksesta on hyvä jatkaa tarkastustyötä konsultatiivisella otteella.
