Lausunto: Palkanlaskennan tehtävien ja vastuiden jako palvelukeskuksen sekä kirjanpitoyksiköiden ja rahastojen välillä

1.2.2.9 Palkka-aineiston tarkastamisessa havaittujen virheiden/puutteiden ilmoittaminen asiakkaalle siltä osin kuin virheet edellyttävät asiakkaalta toimenpiteitä tai vaikuttavat asiakkaan tekemiseen (Palvelukeskuksen vastuu)

Muutos on toimiva ja ymmärrettävä

Kommentit

1.2.2.9 Palkka-aineiston tarkastamisessa havaittujen virheiden/puutteiden ilmoittaminen asiakkaalle siltä osin kuin virheet edellyttävät asiakkaalta toimenpiteitä tai vaikuttavat asiakkaan tekemiseen (Palvelukeskuksen vastuu)

–

1.2.7.4 Vuosilomajakson tallentaminen ja hyväksyminen ohjeistusten mukaisesti (vuosiloman sisältäessä viikon kaikki arkipäivät, haetaan vuosiloma maanantaista sunnuntaihin) (Kirjanpitoyksikön vastuu)

Muutos on toimiva ja ymmärrettävä

1.2.7.4 Vuosilomajakson tallentaminen ja hyväksyminen ohjeistusten mukaisesti (Vuosiloman sisältäessä viikon kaikki arkipäivät, haettaan vuosiloma maanantaista sunnuntaihin) (Kirjanpitoyksikön vastuu)

–

1.2.11.1 Palkeet toimittaa asiakkaalle tarkastettavaksi listan kuukausipalkkaisista prosenttiperusteisen vuosilomapalkan piiriin kuuluvista henkilöistä

Muutos on toimiva ja ymmärrettävä

Kommentit

1.2.11.1 Palkeet toimittaa asiakkaalle tarkastettavaksi listan kuukausipalkkaisista prosenttiperusteisen vuosilomapalkan piiriin kuuluvista henkilöistä

–

1.2.13.5 Virkamiehen vuoden yhdenjaksoisen poissaolon seuranta ja poissaolon muuttaminen tarvittaessa palkattomaksi (Kirjanpitoyksikön vastuu)

Muutos on toimiva ja ymmärrettävä

Kommentit

1.2.13.5 Virkamiehen vuoden yhdenjaksoisen poissaolon seuranta ja poissaolon muuttaminen tarvittaessa palkattomaksi (Kirjanpitoyksikön vastuu)

Vastuu on selkeä. Lisäpalveluita hankkimalla seuranta vuoden yhdenjaksoisista poissaoloista voidaan siirtää Palvelukeskukselle. Hyvä olisi pohtia, olisiko seuranta ja muutoksen tekeminen tehokkaampaa keskitetysti Palvelukeskuksessa vai Kirjanpitoyksikössä. Harkittavaksi tulee, tulisiko vastuu olla Palvelukeskuksella myös peruspalveluiden osalta.

1.2.13.7 Takautuvien poissaolojen ilmoittaminen palvelupyynnöllä Palkeisiin, mikäli poissaolon ilmoittaminen portaalin kautta ei ole mahdollista (esimies tai HR). (Kirnapitoyksikön vastuu)

Muutos on toimiva ja ymmärrettävä

Kommentit

1.2.13.7 Takautuvien poissaolojen ilmoittaminen palvelupyynnöllä Palkeisiin, mikäli poissaolon ilmoittaminen portaalin kautta ei ole mahdollista (esimies tai HR). (Kirnapitoyksikön vastuu)

Muutos on toimiva ja ymmärrettävä. Vastuuseen on lisätty ”HR”. Takautuvia poissaoloja ei voida aina tallentaa ja ilmoittaa portaalilomakkeilla. Kun poissaolo ilmoitetaan palvelupyynnöllä, olisi tärkeätä, että kontrollijärjestelmä on sama kuin portaalilomakkeilla ilmoitettaessa, jolloin ilmoittamistavalla ei ole vaikutusta kontrollin suorittamiseen (esimiehen hyväksyntä).

1.2.13.11 Vastaanottaa lääkärintodistukset, vertaa niitä järjestelmiin vietyihin tietoihin ja tarvittaessa toimittaa ne Kelalle/Valtiokonttorille korvausten hakemista varten (Kirjanpitoyksikön vastuu)

Muutos on toimiva ja ymmärrettävä

Kommentit

1.2.13.11 Vastaanottaa lääkärintodistukset, vertaa niitä järjestelmiin vietyihin tietoihin ja tarvittaessa toimittaa ne Kelalle/Valtiokonttorille korvausten hakemista varten (Kirjanpitoyksikön vastuu)

–

1.2.13.12 Tarkastaa harkinnanvaraisissa virkavapauksissa, että perusteet hakemuksessa ovat kunnossa ja laittaa hakemuksen Kiekussa hyväksymiskiertoon. (Kirjanpitoyksikön vastuu)

Muutos on toimiva ja ymmärrettävä

1.2.13.12 Tarkastaa harkinnanvaraisissa virkavapauksissa, että perusteet hakemuksessa ovat kunnossa ja laittaa hakemuksen Kiekussa hyväksymiskiertoon. (Kirjanpitoyksikön vastuu)

–

1.2.13.13 Tallentaa palvelupyynnön perusteella SAP HCM:ään harkinnanvaraisen virkavapauden palkansaajan puolesta tarvittaessa. (Palvelukeskuksen vastuu)

Muutos on toimiva ja ymmärrettävä

1.2.13.13 Tallentaa palvelupyynnön perusteella SAP HCM:ään harkinnanvaraisen virkavapauden palkansaajan puolesta tarvittaessa. (Palvelukeskuksen vastuu)

–

1.2.23.2 Palvelussuhde- ja vuosiansiotietojen (Tulorekisteri) tarkastaminen ja tarvittaessa korjaus. (Palvelukeskuksen vastuu)

Muutos on toimiva ja ymmärrettävä

1.2.23.2 Palvelussuhde- ja vuosiansiotietojen (Tulorekisteri) tarkastaminen ja tarvittaessa korjaus. (Palvelukeskuksen vastuu)

–