Lausunto: Taloushallinnon tehtävien ja vastuiden jako palvelukeskuksen sekä kirjanpitoyksiköiden ja rahastojen välillä

Tarpeesta maksuun prosessin muutokset vastuunjakoon

Ostolaskujen käsittely: Palkeiden vastuulle on lisätty Maksuaikakortti- ja matkatililaskujen täsmäyttäminen palvelujärjestelmään (1.2.2.1.7).

Muutos on toimiva ja ymmärrettävä

Kommentit

Ostolaskujen käsittely: Palkeiden vastuulle on lisätty Maksuaikakortti- ja matkatililaskujen täsmäyttäminen palvelujärjestelmään (1.2.2.1.7).

–

Muiden menotositteiden käsittely: Kirjanpitoyksikön vastuulle on lisätty Muiden menotositteiden sisällöllinen selvittely (1.2.2.2.10)

Muutos on toimiva ja ymmärrettävä

Kommentit

Muiden menotositteiden käsittely: Kirjanpitoyksikön vastuulle on lisätty Muiden menotositteiden sisällöllinen selvittely (1.2.2.2.10)

–

Menotiliotteiden käsittely: Palkeiden vastuulle on lisätty vastuu kotimaisten pankkitilien tiliotteiden arkistoinnista. Palkeet vastaa kotimaisten pankkitilien tiliotteiden tiliöinnistä, hyväksymisestä ja arkistoinnista (1.2.3.2.2).

Muutos ei ole toimiva ja ymmärrettävä

Pankkitilien hallinta: Kirjanpitoyksikön vastuita on täsmennetty. Kohdasta 1.2.4.1 poistettiin viittaus maksupäättesopimuksiin, kohdassa 1.2.4.3 täsmennettiin termiviittaus pankkitilien ja maksuliikepalvelujen hyväksymiseen ja kohtaan 1.2.4.4 lisättiin ulkomaisten pankkitilien hallinnointi.

Muutokset ovat toimivia ja ymmärrettäviä

Kommentit

Pankkitilien hallinta: Kirjanpitoyksikön vastuita on täsmennetty. Kohdasta 1.2.4.1 poistettiin viittaus maksupäättesopimuksiin, kohdassa 1.2.4.3 täsmennettiin termiviittaus pankkitilien ja maksuliikepalvelujen hyväksymiseen ja kohtaan 1.2.4.4 lisättiin ulkomaisten pankkitilien hallinnointi.

Palkeet vastaa kotimaisten pankkitilien tiliotteiden tiliöinnistä, hyväksymisestä ja arkistoinnista (1.2.3.2.2). Vastuun osalta tulisi varmistua siitä, että se vastaa käytäntöä eräiden rahastojen tiliotteiden hyväksymisestä ja kirjaamisesta sekä arkistoinnista, ellei tavoite ole muuttaa prosesseja ja käytäntöjä vastaamaan kuvattua vastuuta (ks. myös Valtion kirjanpidon käsikirja kohta 9.1).

Rahahuolto: Kirjanpitoyksikön vastuun termistöä täsmennetty (1.2.5)

Muutos on toimiva ja ymmärrettävä

Kommentit

Rahahuolto: Kirjanpitoyksikön vastuun termistöä täsmennetty (1.2.5)

–

Tilauksesta perintään prosessin muutokset vastuunjakoon

Oikeudelliseen perintään siirto: Poistettu Palkeiden vastuu Perintäehdotelman toimittaminen perintään siirrettävistä saatavista (2.6.1)

Muutos on toimiva ja ymmärrettävä

Kommentit

Oikeudelliseen perintään siirto: Poistettu Palkeiden vastuu Perintäehdotelman toimittaminen perintään siirrettävistä saatavista (2.6.1)

–

Matkustamisen prosessin muutokset vastuunjakoon

Matkalaskujen käsittely: Matkalaskujen tarkastamiseen, joka on Palkeiden vastuulla, on ajantasaistettu matkalaskujen määräys- ja ohjeasiakirjaviittaukset. (4.1.4)

Muutos ei ole toimiva ja ymmärrettävä

Kommentit

Matkalaskujen käsittely: Matkalaskujen tarkastamiseen, joka on Palkeiden vastuulla, on ajantasaistettu matkalaskujen määräys- ja ohjeasiakirjaviittaukset. (4.1.4)

Osin kohdassa mainitut ohjeet ja määräykset voivat olla ristiriidassa keskenään. Esimerkiksi Palvelukeskuksen tarkastuspalvelu ei saisi noudattaa matkaVES vastaisia virastokohtaisia ohjeita, jos ne ovat ristiriidassa matkaVES kanssa. Tämä olisi hyvä olla esillä myös vastuunjakomääräyksessä.

Tietojen toimittaminen tulorekisteriin: Kirjanpitoyksikön vastuulle on lisätty Etuustietojen ilmoittamisen vahvistaminen Suomi.fi ja tulorekisterin sähköisissä palveluissa (4.6.3)

Muutos on toimiva ja ymmärrettävä

Kommentit

Tietojen toimittaminen tulorekisteriin: Kirjanpitoyksikön vastuulle on lisätty Etuustietojen ilmoittamisen vahvistaminen Suomi.fi ja tulorekisterin sähköisissä palveluissa (4.6.3)

Tietojen toimittaminen tulorekisteriin on muutoin Palvelukeskuksen vastuulla ja vastuu on kuvattu palkanlaskennan vastuunjakotaulukossa. Vastuu voisi sen takia ja asian selkeyden vuoksi sopia paremmin palkanlaskennan vastuunjakotaulukkoon kyseisen vastuun yhteyteen. Itse vastuun lisäys on toimiva ja ymmärrettävä.