VTV on antanut Valtiokonttorille lausunnon valtion matkasuunnitelman ja matkalaskun käsittelyä koskevasta ohjeesta.
Yleistä
Voitte kirjoittaa lausuntonne alla olevaan tekstikenttään
Valtiontalouden tarkastusvirasto kiittää mahdollisuudesta kommentoida Valtion matkasuunnitelman ja matkalaskun käsittelyä koskevaa ohjetta.
Matkustamisen hankinnat
Voitte kirjoittaa lausuntonne alla olevaan tekstikenttään
Ei kommentoitavaa.
Matkamääräys, matkasuunnitelma ja matkalasku
Voitte kirjoittaa lausuntonne alla olevaan tekstikenttään
Kohta 3.1. Ennen matkamääräyksen antamista on tehtävä kustannusvertailu erilaisten matkustusvaihtoehtojen välillä. Virkamatkojen suorittamisessa kokonaistaloudellisuuden näkökulma on aina huomioitava. Jos matka on toteutunut eri tavoin tai kustannuksin kuin suunnitelma on tehty, tulee matkalaskulle tehdä muutokset ja perustella mahdollinen suunniteltujen kustannusten ylitys.
=> Ohjeesta ei selviä millä tasolla kustannusvertailu on tehtävä (tuleeko esim. työajasta aiheutuvat kustannukset huomioida) tai miten kustannusvertailu esitetään matkasuunnitelmalla.
=> Huomattavaa on myös, että merkittävä osa matkamääräyksistä on pysyviä. Miten tällöin tehdään vertailu?
Kohta 3.2: Esimiehen/hyväksyjän vastuu korostuu matkasuunnitelmalla esitettyjen tietojen oikeellisuuden varmistamisessa vielä enemmän, kun matkalaskujen tarkastukseen hyödynnetään järjestelmään rakennettua matkasuunnitelmaan pohjautuvaa matkalaskun automaattihyväksyntää.
=> Vaatiiko tämä laajempaa dokumentointia esim. hinnoista, jotta oikeellisuudesta voi varmentua? Dynaaminen hinnoittelu muuttaa hintoja jatkuvasti, eikä matkaa saa varata ennen matkasuunnitelman hyväksymistä. Vaatimus on siten varsin kova. Vaatimus tietojen oikeellisuudesta olisi hyvä olla enemmän matkasuunnitelman tekijällä, mikä on ensimmäisessä kappaleessa mainittukin.
Kohta 3.2: Kyseisessä prosessissa matkalasku siirtyy suoraan maksuun ilman erillistä hyväksyntää, mikäli matkalasku vastaa hyväksyttyä matkasuunnitelmaa.
=> Tämä kohta ei vastaa järjestelmään luotua kontrollia. Lisäksi matkasuunnitelma voi poiketa suurestikin matkalaskusta infokulujen takia.
Kohta 3.2: Valtion maksuliikepalvelujen hoito -ohjeen mukaa ”Hyväksyjän on varmistauduttava menoperusteen oikeellisuudesta ja varmistettava, että:
– Meno on laillisen menoperusteen tai laillisesti syntyneen päätöksen mukainen sekä tarkoituksenmukainen
– Kirjanpidon tili, jolle meno kirjataan, on merkitty ja se on oikein
– Määrärahaa ja valtuutta on riittävästi ja ao. määrärahaa voidaan käyttää ko. menon maksamiseen.”
=> Siltä osin kuin matkasuunnitelma toimii talousarviomenon ennakkohyväksyntänä, tulisi ottaa kantaa myös yllä oleviin asioihin.
Kohta 3.3: Hyvä, että infokulut tulee ilmoittaa matkasuunnitelmalla. Suunnitelman hyväksyjän tulee hyväksyessään olla tietoinen kaikista matkaan liittyvistä kuluista.
Kohta 3.3: Matkasuunnitelmalla tulisi käyttää vain infokuluja, matkatili ja maksuaikakortti maksutapoja. Jos matkaan liittyy itse maksettuja kuluja, tulisi nämä ilmoittaa vasta matkalaskulla.
Kohta 3.4: Valtion matkustussäännössä (21§) todetaan, että matkakustannusten korvaukset on haettava matkalaskulla kahden kuukauden kuluessa matkan päättymisestä. Mikäli matkan kustannuksista ei ole haettu korvausta kahden kuukauden sisällä matkan päättymisestä voidaan korvaus kuitenkin maksaa erillisellä päätöksellä. Asianomainen viranomainen voi näissä tilanteissa myöntää luvan korvausten maksamiseen. Matkalaskulla tulee tällöin olla maininta määräajan ylittämisestä ja asian käsittelystä, joko selitteessä tai erillisenä liitteenä.
=>Tehostaa myös valvontaa ja matkalaskujen tekemistä ajallaan. Automaatioprosessi ei havaitse laskuja, jotka on tehty yli 2 kk myöhässä, myöhässä laadittujen matkalaskujen automaattihyväksyntä tulisi teknisesti estää.
Muut kommentit muutoksista
Voitte kirjoittaa lausuntonne alla olevaan tekstikenttään
Ei lisäkommentoitavaa.