Lausunto: Valtion taloushallinnon mittaritietojen kerääminen ja julkaisu

Lausuttavaa luvusta 1 Taloushallinnon mittaritietojen keräämisen tausta ja tarkoitus

Valtion taloushallintoon kuin myös muuhunkin valtionhallintoon kohdistuu merkittäviä tehostamispaineita. Ennusteen mukaan taloushallinnon tehtävissä työskentelevien määrä vähenee merkittävästi vuoteen 2030 mennessä. VTV:n näkemyksen mukaan taloushallinnon prosessien tehostaminen ja siihen liittyvää päätöksentekoa tulee ohjata vahva tietoperusta. Myös tietojen vertailukelpoisuuden lisääminen muiden vastaavaa toimintaa harjoittavien kirjanpitoyksiköiden välillä parantaa mittaritietojen antaman tulosten tulkintaa, kun tieto on avoimesti saatavilla. VTV pitää myös hyvänä kytkentää osaksi tulosohjausprosessia. VTV:n näkemyksen mukaan mittaritietojen keräämiselle, seurannalle ja ohjaukselle on ilmeinen ja perusteltu tarve. Itse kehittämistoimien tuleekin perustua luotettavaan dataan ja sen perusteella laskettuihin mittaritietoihin sekä aitoon arvioon toiminnallisen tehokkuuden kasvusta yhdessä prosessien luotettavuuden kanssa (sisäinen valvonta).

Valtion taloushallinnon strategia 2020 laadittiin valtiovarainministeriön johdolla vuonna 2014. Lausuntopyynnössä luetellaan edelleen relevantit strategian päälinjaukset. VTV:n käsityksen mukaan mittaritiedot on vaikea johtaa kyseisistä tavoitteista. Esimerkiksi selkeät työnjaot, roolit ja vastuut palvelutuotannossa sekä yhteisten taloushallinnon prosessien tavoite ja Palkeiden osuuden merkittävä lisääminen tai osaamisen kohdentaminen eivät tule mittareissa selkeästi esiin eivätkä mittarit välittömästi mittaa näitä tavoitteita. Siten tavoitteiden toteutumisen mittaaminen edellyttäisi osin esitettyjen mittareiden lisäksi muita mittareita (esim. laadullisia mittareita) tai arviointimenettelyitä sekä mittareiden osoittamien tulosten sanallista kuvaamista.

Tavoitteiden saavuttamiseksi pidetään tärkeänä Valtiokonttorin vahvaa ohjausotetta.

Lausuttavaa luvusta 2 Taloushallinnon mittaritietojen keräämisen vaiheistus

Valtion taloushallinnon kehittymistä ja vaikuttavuutta kuvaavia mittareita ryhdytään keräämään systemaattisesti vuonna 2023. Mittaritietoja on kerätty ja laskettu tähän saakka Palkeissa ja Valtiokonttorissa keskitetysti saatavilla olevista tiedoista. Vuonna 2023 on tarkoitus ryhtyä keräämään myös näitä täydentäviä tietoja myös kirjanpitoyksiköiltä. Mittaritietojen kerääminen ja julkaiseminen aloitetaan mittareista, joiden laskemisessa tarvittava tieto on jo olemassa ja helposti saatavilla. VTV pitää vaiheittaista mittaritietojen keräämistä perusteltuna. Keräämisessä on tärkeätä huomioida kirjanpitoyksiköiden kyvykkyys tuottaa oikeita tietoja mittareiden perustaksi, jotta tiedot ovat luotettavia ja vertailukelpoisia osaksi päätöksentekoa ja ohjausta. VTV pitää tärkeänä myös laadullisia mittareita sekä mittaritietojen laadullista arviointia, jota ryhdytään keräämään vuoden 2024 aikana.

Lausuttavaa luvusta 3 Mittaritietojen seuranta ja seurantaan kytkeytyvä ohjaus ja tuki

Mittaritiedot tullaan julkaisemaan säännöllisesti tutkihallintoa.fi-sivustolla. Kirjanpitoyksikkö sopii taloushallinnon mittarien tavoitearvoista sitä ohjaavan ministeriön kanssa (tulosohjaus). Kirjanpitoyksikkö vertaa taloushallinnon mittaritietojaan sellaisten kirjanpitoyksiköiden mittaritietoihin, joiden toiminnassa on samoja piirteitä kuin sen omassa toiminnassa. Mittaritietojen perusteella käynnistetään tarpeen mukaan toimenpiteitä kirjanpitoyksikössä, hallinnonalan ministeriössä tai/ja Valtiokonttorissa sekä Palkeissa.

Valtiokonttori seuraa valtiotason mittaritietoja ja on tarvittaessa yhteydessä kirjanpitoyksikköön ja sitä ohjaavaan ministeriöön kirjanpitoyksikön tukemiseksi sen taloushallinnon toimintojen kehittämisessä. Valtiokonttori seuraa myös Palkeiden palvelutuotannon mittaritietoja sekä ohjaa ja tukee Palkeita sen toiminnan kehittämisessä.

VTV pitää perusteltuna mittaritietojen keskitettyä seurantaa ja tietojen julkaisemista sekä seurantaan liittyvää tukea ja ohjausta. Tavoitteiden saavuttamiseksi VTV pitää tärkeänä Valtiokonttorin vahvaa keskitettyä ohjausotetta ja seurantaa. Lausuntopyynnössä esitetyn tavoitteen mukaan valtion taloushallinnossa on päästävä täysin digitaalisiin prosesseihin, joihin on sisäänrakennettuina riittävät automaattiset, ehkäisevät kontrollit. Tätä tavoitetta VTV on korostanut osana toiminnan kehittämistä. Osana tavoitteen toteutumista tulee tämän takia huolehtia siitä, että Valtiokonttorilla on riittävät valtuudet ohjata taloushallinnon kokonaisprosesseja tehokkaalla tavalla. Tämä tavoite edellyttää myös sen ennalta ehkäisemistä, että kirjanpitoyksiköt tai Palvelukeskus ryhtyvät osaoptimoimaan prosessejaan oman toiminnallisen tehokkuuden lisäämiseksi kokonaisuuden kustannuksella tai että tehokkuustavoitteita tavoitellaan yksinomaan sisäistä valvontaa heikentämällä.

Mittaritiedoiksi esitetään myös VTV:n kannanottoja tilinpäätöksissä esitettävien tietojen oikeellisuudesta ja riittävyydestä sekä sisäisen valvonnan asianmukaisuudesta ja riittävyydestä. VTV:n tilintarkastuskertomusten ja muun raportoinnin huomautukset voivat tuoda esiin juurikin em. tilanteita, joissa prosessien tuottavuuden lisääminen on tehty sisäistä valvontaa heikentämällä tai prosessien kehittämisen lopputuloksena käytössä on säännöstenvastaisia menettelyitä. Edelliseen viitaten tuodaan esiin, että esitetyt lausuma-alueet ovat hyvin yleisellä tasolla ja ne on vaikea yhdistää yksittäisiin mittaritietoihin, jotka osoittavat toiminnallisen tehokkuuden kasvattamista esimerkiksi automaatioastetta kasvattamalla. Automaatioasteen kasvattaminen voi joissakin tapauksissa tapahtua esimerkiksi sisäistä valvontaa heikentämällä. Tämä edellyttää sen takia lausuman syiden tarkempaa selvittämistä. Erityisesti prosesseja sähköistämällä on mahdollista kasvattaa sekä prosessin laatua että sen tehokkuutta. Näiden tavoitenäkökulmien toteutumisesta tulisi aina huolehtia.

Lausuttavaa luvusta 4 Liite, Mittarien kuvaukset ja laskentatavat

Itse mittareiden laskentatapaan ei ole lausuttavaa. Tärkeänä pidetään kuitenkin mittareiden perustana olevan datan luotettavuutta ja yhdenmukaisuutta, mikä edellyttää laskentatapojen kuvaamista ja laskennan taustalla olevien laskentamallien keskitettyä ohjaamista.

Taloushallinnon prosessien tehostaminen edellyttää sähköisten ja automaatiossa tapahtuvien toimintaprosessien käytön lisäämistä, minkä takia mittaritietojen painottuminen esimerkiksi uusien sähköisten toimintamallien käyttöön on perusteltua. Mittarit osoittavat samalla myös prosessin kehittämiselle asetettujen tavoitteiden saavuttamista. Mittareiden tulosten sanallista arviointia pidetään myös hyvänä ja tärkeänä osana tulosten tulkintaa ja päätöksentekoa. Sanallinen arviointi myös lisää vertailukelpoisuutta muihin vastaaviin kirjanpitoyksiköihin, koska mittareiden tuottamalle tuloksille voi olla perusteltu syy, joka aiheutuu muun muassa kirjanpitoyksikön toiminnan luonteesta, jolloin esimerkiksi sähköisten toimintamallien käyttö voisi joissakin tilanteissa tosiasiallisesti heikentää prosessien tehokkuutta, sisäistä valvontaa tai säännöstenmukaisuutta. Näin voi käydä, jos kokonaisprosessin yhden vaiheen automaatiotavoitetta mitataan muun prosessin tehokkuuden kustannuksella. Mittareiden laskennassa ja tulkinnassa tulisi myös pystyä erottamaan kirjanpitoyksiköiden omien toimien vaikutus, mikä parantaa myös ohjauksen tehokkuutta.

Pidättekö ohjeen antamista kannatettavana?

Kyllä

Perustelut, mikäli ette pidä ohjeen antamista kannatettavana

–

Muuta lausuttavaa

–