Det pratas mycket om offentlig upphandling, men inte ur språkvårdens perspektiv. Det finns dock all orsak att göra det. Att skriva och tolka upphandlingsdokument är krångligt och ibland leder det raka vägen till tingsrätten.
Vid konkurrensutsättning av upphandlingar är språket ett av de viktigaste redskapen för både köparen och offertgivaren. Om det saknas förmåga att använda språket eller förståelse för språkets betydelse för att upphandlingen ska lyckas kan det leda till en utdragen avtalsprocess där ingendera parten slutligen är nöjd.
Denna typ av situationer bör förebyggas genom att i god tid fästa uppmärksamhet vid språkbruket i dokumenten. Onödiga tvetydigheter bör sållas bort. Ett innovativt språk värmer föga om det ger rum för olika tolkningar och således leder till missförstånd.
Refrängen i Happoradios låt Puhu äänellä jonka kuulen (Tala med en röst som jag hör) är bra att ha i åtanke när man jobbar med konkurrensutsättningar. För det första är hela låten en påminnelse om att det vid konkurrensutsättningar är fråga om interaktion mellan människor där syftet är att skapa en framgångsrik kundrelation. För det andra hjälper refrängen en att komma ihåg vad som kan, men som inte får gå fel när det gäller språket i upphandlingsdokument.
Puhu sanoilla jotka ymmärrän, runoilla jotka käsitän (Tala med ord som jag förstår, verser som jag kan tolka)
En gång deltog jag i en konkurrensutsättning. Vi filade länge på tjänstebeskrivningen i offertförfrågan, men när vi gick igenom offerterna upptäckte vi att det fanns små språkliga problem i den. Tjänsteleverantörerna hade tolkat en av våra formuleringar på olika sätt. Vi upptäckte tvetydigheten för sent, och ett av våra urvalskriterier – lyckligtvis inte avgörande för konkurrensutsättningen – gick förlorat.
För att upptäcka formuleringar som kan ge rum för olika tolkningar är det därför viktigt att gå igenom dokumenten och diskutera dem när du utarbetar en offertförfrågan. Om din kollega förstår formuleringarna på ett annat sätt behöver de omarbetas tills ni är så eniga som möjligt om vad de betyder.
Sinuun tarvii tekstityksen, kertojan kaikkitietävän (För att förstå dig behövs det textning, en allvetande berättare)
Vid upphandlingsbeslut inom den offentliga sektorn förlitar man sig mycket på upphandlingsdokumenten. Även om upphandlaren har personlig erfarenhet eller information om tjänsteleverantörerna får hen i regel inte utnyttja den. Om offertgivaren presenterar sin tjänst muntligen vid ett möte spelar det ingen roll vilka löften som getts vid mötet, om inte detsamma lovas skriftligen i offerten.
För inte så länge sedan beklagade sig en kollega över ett fall där en tjänsteleverantör med ett utmärkt anseende inte hade lyckats med den skriftliga framställningen i offerten och därför fick se sig besegrad. Själv minns jag ett fall där själva utformningen av offerten var misslyckad. Om offerten inte presenteras tydligt kan det vara svårt att få klart för sig om den uppfyller de krav som ställts i offertförfrågan.
En slarvig eller bristfällig skriftlig framställning är med andra ord ödesdiger för både tjänsteleverantören och köparen. Den tysta kunskapen måste kläs i ord, och det måste göras på rätt sätt. När man utformar offertförfrågningar och offerter har man stor nytta av både substans- och språkexperter.
Puhu äänellä, jonka kuulen (Tala med en röst som jag hör)
Slutet av refrängen Puhu äänellä, jonka kuulen påminner oss även om hur upphandling inom den offentliga sektorn ska grunda sig på öppenhet, oavsett om det är fråga om en upphandling som överstiger de nationella tröskelvärdena eller ej. Köparen måste behandla tjänsteleverantörerna jämlikt. För att det ska vara möjligt måste alla parter i upphandlingsprocessen fästa uppmärksamhet vid hur de använder språket.
När köparen beskriver den tjänst hen vill ha på ett entydigt sätt får köparen det hen vill ha och inte det andra tror att hen vill ha. När offertgivaren beskriver sin tjänst på ett entydigt och heltäckande sätt fattar köparen sitt beslut utifrån fakta och inte antaganden. Ett tydligt språk ger mer högkvalitativa upphandlingar.
Skribent: Elina Keckman