Om någon sagt detta högt i början av 2000-talet skulle man tyckt att det låter som en hollywoodism – Mission: Impossible. Men uppgiften togs emot med sikte på att förnya stödtjänsterna och förbättra deras produktivitet. När 2020-talet står för dörren är det dags att sammanfatta resultaten. Stödtjänsterna har blivit mångsidiga experttjänster som utöver basservicen producerar innovationer och lösningar för kundernas dagliga behov. I statsförvaltningens strukturförändring är producenterna av stödtjänster en förändringskraft i produktivitetsutvecklingen.
Författare: Budgetråd Tomi Hytönen, finansministeriet.
De som började förändra statsförvaltningens stödtjänster var finansministeriet, Statskontoret, Senatfastigheter, Hansel Ab och Statens servicecenter för ekonomi- och personalförvaltning. Tillsammans började man förbättra upphandlingsfunktionens, fastighets- och lokalförvaltningens samt ekonomi- och personalförvaltningens produktivitet genom att förnya stödtjänsterna och arbetssätten. Ministerierna inkl. förvaltningsområdena blev tätt involverade i förändringsarbetet.
Från splittrad upphandlingsfunktion till digitala samordnade upphandlingar
I början av millenniet tappade statens upphandlingsfunktion resurser och kämpade för att upprätthålla sin kompetens. Upphandlingsfunktionen betraktades som svår och man var inte nöjda med de gemensamma tjänsterna. Finansministeriet började utveckla upphandlingsfunktionen för att förbättra situationen.
Viktiga metoder var en betydande ökning av förvaltningens samordnade upphandlingar, omvandling av Hansel Ab till statens inköpscentral och utveckling av dess tjänster. I samma veva reformerades också upphandlingslagstiftningen, och kraven på tjänstemännens upphandlingskompetens ökade.
Hansel tog tag i uppgiften och resultatet blev en effektiv statlig upphandlingsfunktion och ökad produktivitet när Hansels konkurrensutsättningstjänster frigjorde arbetstid hos tjänstemannen. Inköpscentralen lade grunden för en effektiv offentlig upphandling av volymvaror och tjänster.
Värdet av de samordnade upphandlingarna ökade från ca 550 miljoner euro 2010 till 830 miljoner euro 2017. Dessa ger staten avsevärda besparingar, i snitt 20 %, i och med att priserna och processkostnaderna sjunker.
Upphandlingsfunktionens följande viktiga effektivisering var digitalisering av upphandlingarna. E-tjänsten Hanki infördes våren 2016, då man också övergav pappersanbuden. Förfrågningsunderlaget läggs ut på nätet tillgängligt för alla, vilket ökar upphandlingarnas transparens och företagens möjligheter att delta i anbudsförfarandet. Tjänsten tutkihankintoja.fi har öppnat statens upphandlingar så att alla medborgare och företag kan granska dem.
Nya lokaler och arbetssätt ökar produktiviteten
Organisationerna har egna lokaltraditioner och mycket känslor är inblandade vid utveckling av lokalerna. Statens lokalförvaltning sågs länge som en hyresvärd och stelbent disponent. I början av 2010-talet utlöste ämbetsverkens ekonomiska påfrestningar den första kritiken mot lokalkostnaderna. På deras kravlista fanns funktionella och moderna lokaler, men samtidigt behövdes besparingar. En svår uppgift.
Staten har ett stort fastighetsbestånd: 10 000 byggnader på totalt 6 miljoner kvadratmeter och med ett sammanlagt värde av ca 4,5 miljarder euro. Behoven är mångfasetterade och statens fastighetsinvesteringar uppgår till 230 miljoner euro per år.
Senatfastigheter har inte väntat tills traditionerna slutar med en tragedi för inomhusklimatet utan började effektivisera statens lokalanvändning och utveckla aktivitetsbaserade miljöer. Utvecklingsarbetet har påskyndats genom förnyelsen av Senatfastigheters tjänster, riktlinjerna i statsrådets lokalstrategi och den hyresreform som påbörjades 2015. Resultatet av detta är att staten har sparat ca 90 miljoner euro per år.
Överenskomna höjningar av lokaleffektiviteten ska ge kumulativa besparingar på över 260 miljoner, varav över 190 miljoner euro redan har uppnåtts. Staten har fått nästan 800 miljoner euro i intäkter från försäljning av fastigheter som inte längre behövs. Den centrala förvaltningen av lokaler ger kontinuerliga stordriftsfördelar. Man kan skaffa bl.a. underhållstjänster 20 procent förmånligare än marknadsaktörerna och på samma gång satsa mer på att förebygga problem med inomhusklimatet. Lokalplaneringen och kostnadskontrollen underlättas av adekvat elektronisk lokalinformation.
Staten har tillägnat sig de nya arbetssätten med fart. Samtidigt har attityderna förändrats. Nya insikter föds – övergången till en aktivitetsbaserad miljö är aldrig enbart en lokalförändring utan framförallt en förändring av arbetskulturen och de dagliga arbetssätten. Förändringarna ger fördelar och effektivitet samt en stor möjlighet till förnyelse eftersom de även förändrar arbetskulturen och arbetssätten.
För att möjliggöra de nya arbetssätten har Senatfastigheter behövt lyssna på lokalanvändarna och förstå arbetshälsoaspekterna, men det har också behövts ett målinriktat utvecklingsarbete, investeringar och uthållighet. I nuläget genomför Senatfastigheter årligen över 100 utvecklingsprojekt i lokalmiljöer och har utvecklat Arbete 2.0-konceptet för att stödja kunskapsarbetarnas funktionella arbete.
Den bästa belöningen kommer från användarna. De upplever att produktiviteten i arbetet förbättras i aktivitetsbaserade miljöer. Enkäter till statens personal före och efter förändringen av arbetsmiljön avslöjar att personalen upplevt en produktivitetsökning på 13 procent.
Ekonomi- och personalförvaltningens verksamhetsmodell förbättrade produktiviteten
I Finland har statens ekonomi- och personalförvaltning genomgått en omställning som söker motstycke. I utgångsläget hade varje ämbetsverk egna system, arbetssätt och anställda för tjänsterna. Deloptimeringen var så stor att produktiviteten varierade kraftigt i mycket likartade verksamheter t.ex. när tekniken moderniserades en bit här och en bit där.
Statsrådet beslutade 2010 att arbetssätten, processerna och datasystemen i statens ekonomi- och personalförvaltning ska harmoniseras. Tjänsterna centraliserades till ett gemensamt servicecenter och Statskontoret lanserade Kieku-projektet, där ett harmoniserat ekonomi-, löne- och personaladministrativt system implementerades och förfaringssätten harmoniserades. Nu används i stor utsträckning samma förfaringssätt och centrala tjänster i hela den statliga ekonomi-, löne- och personaladministrationen.
Produktivitetsökningen i statens personal- och ekonomiförvaltning avspeglas framförallt i den minskade arbetsmängden. Jämfört med utgångsläget minskade ekonomiförvaltningens arbetsmängd 31 procent på servicecentret och 15 procent på ämbetsverken. Personaladministrationens arbetsmängd minskade 13 respektive 7 procent.
Servicecentret har återkommande lyckats förbättra produktiviteten i hanteringen av leverantörsfakturor, försäljningsfakturor och löneuträkningar efter den tillfälliga effekten av volymförändringar och datasystemets införande (2012–2016). Den enhetliga verksamhetsmodellen i ekonomi- och personalförvaltningen har förbättrat servicecentrets verksamhetsförutsättningar.
Både servicecentret och ämbetsverken har behövt arbeta målmedvetet hela 2010-talet för att skapa nyttorna. Det har tagit tid för ämbetsverken att acceptera servicecentret, som i sin tur behövt arbeta kompromisslöst för att öka tjänsternas kvalitet och hålla koll på kostnaderna.
Ämbetsverken har blivit sammansvetsade med servicecentret och vill nu allt oftare få mervärdestjänster av centret. Servicecentret tillhandahåller dataanalystjänster och har automatiserat operativa processer på ämbetsverken med hjälp av robotik (TPA-tjänster) samt inlett ett projekt kring AI-införande med Valtori. Servicecentret och statens ekonomi- och personalförvaltning går i spetsen vid införandet av robotik. Det breda införandet hade inte kunnat ske utan en gemensam ekonomi- och personalförvaltning.
Förändringar sker dock inte helt frivilligt. Utveckling av produktiviteten i den offentliga förvaltningen kräver rätt proportioner av målmedvetenhet, lyhördhet, frihet och styrning. Prioriteringarna och deras tidpunkter är ofta viktiga, förändringar kräver mycket tid. Statens utveckling av stödtjänsterna kan utnyttjas vid andra reformer i den offentliga förvaltningen. Arbetet fortsätter, men om vi summerar i halvtid – Mission: Possible!