Det är bra att redan nu ta reda på om din organisation är skyldig att anmäla sin verksamhet till öppenhetsregistret.
Efter ett halvt års intensivt arbete har webbplatsen för det finska öppenhetsregistret öppnats. Överrevisor Ines Gullichsen, som ansvarar för beredningen av öppenhetsregistret, och Minna-Liisa Taskinen, som är registrets produktägare, berättar om webbtjänsten avoimuusrekisteri.fi och dess utvecklingssteg.
I öppenhetsregistret samlas information om den påverkanskommunikation som riktas mot riksdagens och ministeriernas beslutsfattande i Finland. Målet är att det ska vara lätt för dem som bedriver påverkanskommunikation att göra anmälningar. Å andra sidan ska webbplatsen fylla till exempel forskares och journalisters informationsbehov. En av webbplatsens uppgifter är naturligtvis också att möjliggöra tillsynsarbetet vid Statens revisionsverk, som fungerar som registermyndighet.
På webbplatsen avoimuusrekisteri.fi samlas information om vem som lobbar i Finland och om vad
“Med hjälp av öppenhetsregistret synliggörs professionell påverkanskommunikation på statsnivå, dvs. lobbning – vem lobbar och om vad? Informationen om påverkanskommunikationen kommer att vara offentlig och den kommer att kunna läsas gratis”, berättar Ines Gullichsen.
I webbtjänstens första skede har vi öppnat en webbplats som är tillgänglig för alla och som ger information om öppenhetsregistret och hur det används. Den egentliga tjänsteportalen som kräver inloggning öppnas vid årsskiftet för dem som ska anmäla sin påverkanskommunikation från och med 2024. Information om påverkanskommunikationen samlas i den offentliga delen av webbtjänsten i takt med att användarna registrerar sig och anmäler sin verksamhet.
“Lagen om öppenhetsregistret är helt ny. Webbplatsen öppnades redan nu för att vi ska kunna informera, instruera och stödja registeranvändarna i ett så tidigt skede som möjligt”, säger Gullichsen.
Eftersom lagen träder i kraft den 1 januari 2024, kan anmälningar göras först nästa år. Men kan registeranvändarna förbereda sig på något sätt redan nu inför nästa år?
Gullichsen uppmanar att redan nu ta reda på om den egna organisationen är anmälningsskyldig.
“Om svaret är ja och man står inför att börja använda öppenhetsregistret, kan det vara bra att börja fundera på hur man samlar in och sparar information om påverkanskommunikation i organisationen för att man lättast ska kunna överföra informationen till öppenhetsregistret”, föreslår Gullichsen.
Minna-Liisa Taskinen tipsar om att utnyttja anvisningarna, tidtabellerna och händelseinformationen på webbplatsen avoimuusrekisteri.fi.
“Kontrollera på webbplatsen vem som ska anmäla sig till öppenhetsregistret för att veta om du är anmälningsskyldig. Det är också bra att delta i webbinarierna som ordnas för användarna. Där kan man lyssna på information om öppenhetsregistret och ställa frågor om det”, säger Taskinen.
Varje lösning har avvägts mot lagen om öppenhetsregistret
Den strama tidtabellen har varit en av de största utmaningarna då tjänsten avoimuusrekisteri.fi har utvecklats. Lagen om registret godkändes i mars ifjol och registret tas i bruk genast i början av nästa år.
“Vi har varit tvungna att nästan ord för ord spjälka upp lagen om öppenhetsregistret för att kunna planera och bygga upp en webbplats som exakt motsvarar lagramarna. Inte en enda anvisning eller teknisk lösning har kunnat göras utan att de har granskats mot lagen. Det har varit arbetsamt men också meningsfullt”, berättar Gullichsen.
Teamet som bygger upp öppenhetsregistret fokuserar i slutet av året på att tjänsteportalen ska kunna öppnas men fortsätter att utveckla webbplatsen också nästa år.
“Då vi har byggt upp webbtjänsten har vi varit tvungna att dra en strikt gräns mellan de egenskaper som krävs och egenskaper som är “nice to have” för att få webbtjänsten klar i tid. Senare kommer vi dock att utöka egenskaperna på webbplatsen samt komplettera anvisningarna och kommunikationsinnehållet”, lovar Taskinen.
Ett stort antal sakkunniga vid revisionsverket och externa sakkunniga har deltagit i projektet. I gruppen ingår yrkespersoner inom informationsteknik, kommunikation, lag och dokumentförvaltning, olika myndigheter samt företrädare för de anmälningsskyldiga.
“Vårt intressentfält är oerhört brett och det finns många olika behov och krav i anslutning till registret. Det har varit fint att träffa yrkespersoner inom olika branscher, från utvecklare av webbplatsen till inflytelserika lobbyister, samtidigt som vi söker bästa praxis för att fullfölja vår egen roll som registermyndighet”, gläder sig Gullichsen.
Projektet har inte enbart varit en belastning för Gullichsen och Taskinen utan det har också varit underhållande.
“Hela projektet har varit fullt av överraskningar och nya lärdomar! Varje gång vi har föreställt oss att nu är något klart, leder det plötsligt till en mängd nya frågor. Det finns inga modellösningar som helt lämpar sig för våra utmaningar, eftersom Finland är det första nordiska landet som tar i bruk ett öppenhetsregister. Projektet håller sinnet piggt i och med att det alltid finns något att fundera på”, konstaterar Taskinen.