Valtiontalouden tarkastusvirasto (VTV) selvitti, miten valtionhallinnossa ennakoidaan ja seurataan tietojärjestelmäinvestointien kustannuksia ja hyötyjä. Lisäksi arvioitiin ennakointi- ja seurantamenetelmien tarkoituksenmukaisuutta. Kustannuksia ja hyötyjä arvioidaan investointien valmisteluvaiheessa, mutta alkuvaiheen kustannusarviot voivat olla epätarkkoja. Hyötyarviot jäävät usein puutteellisiksi eivätkä tue myöhemmissä vaiheissa tehtävää seurantaa. Seuranta onkin tarkastushavaintojen perusteella satunnaista. Tietojärjestelmähankkeiden taloussuunnittelu näyttäytyy kokonaisuutena ongelmallisena.
Kustannusten hallinta toimii pääosin, mutta käytössä olevat taloussuunnittelun prosessit ovat liian jäykkiä tietojärjestelmäkehitykseen
Investointien valmisteluvaiheessa käsitys kehitettävästä kokonaisuudesta on tyypillisesti vielä täsmentymätön, jolloin myös kustannusarviot ovat epätarkkoja. Investointien valmisteluaineistoissa tulisi tämän vuoksi tuoda selkeästi esille, mihin esitetyt kustannusarviot perustuvat ja kuinka luotettavina niitä voidaan pitää. Kustannusarvioiden kasvu voi johtua myös hankkeen aikana kohdatuista ongelmista. Näissä ongelmatilanteissa hanketta johtava joutuu ottamaan kantaa siihen, painotetaanko kehittämisessä kustannuksia, aikataulua vai aikaansaannoksia.
Kehitysvaiheessa kustannuksia seurataan ja ennakoidaan säännöllisesti. Kustannusten suunnittelua ja hallintaa hankaloittaa kuitenkin se, että käytössä olevat talouden suunnitteluprosessit eivät välttämättä tue tietojärjestelmien kehittämisessä sovellettavia menetelmiä. Jopa vuosia etukäteen vaadittavat kustannusarviot ovat lähtökohtaisesti vieraita kehittämisessä tarvittavalle ketteryydelle.
Investoinnit perustellaan hyödyillä, mutta hyötyjen toteutumista ei seurata
Valtiovarainministeriö ja hallinnonalojaan ohjaavat ministeriöt seuraavat tietojärjestelmiin tehtävien investointien tuomia hyötyjä vain satunnaisesti. Esimerkiksi monet merkittävät kehityshankkeet ovat saaneet valtiovarainministeriön myöntämää tuottavuuden edistämiseen tarkoitettua määrärahaa, mutta hyötyjä ei ole raportoitu eikä raportointia ole myöskään edellytetty.
Tavoiteltavia hyötyjä olisi syytä pitää vahvasti esillä koko kehitysvaiheen ajan ja niihin liittyviä arvioita tulisi päivittää tarvittaessa. Samoin toteutuneista hyödyistä tulisi muodostaa riittävän hyvä käsitys, koska investointeja on alun perin perusteltu niiden avulla. Kaiken kaikkiaan kehityshankkeiden johtamisessa tulee pyrkiä mahdollistamaan ja tukemaan investoinneilla tavoiteltavien hyötyjen toteutumista.
Tarkastuksessa tunnistettiin kehityskohteiden lisäksi kehittämiseen liittyviä hyviä käytäntöjä, joita olisi mielekästä jakaa ja hyödyntää nykyistä laajemmin. Esimerkkejä käytännöistä ovat muun muassa Verohallinnon määrämuotoinen kehittämisprosessi, Puolustusvoimien PVSAP-toiminnanohjausjärjestelmän kehityskohteiden priorisoinnissa soveltama menettely, sosiaali- ja terveysministeriön Valtimo-hankkeessa käyttämä toimintopistepohjainen toteutustyön hinnoittelumalli sekä sisäministeriön hallinnonalan poikkihallinnolliset yhteistyöryhmät.
Lisätietoja
